Es kommt in erster Linie auf den Ton an. Auch wenn Sie persönlich abschalten, sollten Sie Zeit für Höflichkeit und Hilfsbereitschaft finden. Ihre Abwesenheitsnotiz sollte sachlich formuliert sein und nur die nötigsten Informationen enthalten. Verzichten Sie deshalb auf „langatmige Erklärungen“.

Zeitraum

Geben Sie den Zeitraum Ihres Urlaubs mit Datum an, damit der Empfänger darüber informiert ist, wie lange Sie nicht zu erreichen sind. Diese Information hilft ihm dabei zu entscheiden, ob das Anliegen so dringend ist, dass er Ihre Vertretung kontaktiert oder bis zu Ihrer Rückkehr wartet.

Abwesenheit

Signalisieren Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz deutlich, dass Sie im genannten Zeitraum nicht erreichbar sind und dass die eingehenden E-Mails nicht automatisch weitergeleitet werden. Das ist wichtig, damit der Empfänger rechtzeitig weiß, dass er sich an eine andere Person wenden muss, wenn es sich um ein dringendes Anliegen handelt.

 

Die Abwesenheitsnotiz sollte sachlich formuliert sein und nur die nötigsten Informationen enthalten.

Vertretung

Geben Sie eine konkrete Ansprechperson sowie deren Kontaktdaten und Erreichbarkeit als Urlaubsvertretung an. Damit verhindern Sie, dass dringende Fälle ins Leere laufen und zu Problemen werden.

Hilfsbereitschaft

Fügen Sie am Schluss Ihrer Abwesenheitsnotiz einen Satz ein, in dem deutlich wird, dass Sie sich nach Ihrer Rückkehr um das Anliegen kümmern werden. Sie zeigen damit deutlich, dass Ihnen nicht egal ist, was während Ihres Urlaubs passiert.

Internationalität

Wenn Sie auch mit Kollegen oder Kunden aus dem Ausland zusammenarbeiten, sollten Sie nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch zu verfassen.

Ein Beispiel

Notizzettel: Ich bin weg!!!Hier finden Sie eine gute Möglichkeit, wie eine passende Abwesenheitsnotiz aussehen könnte:

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom xx.yy. bis xx.yy.zz nicht erreichbar und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails. Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Herrn Max Mustermann, E-Mail max.mustermann@beispielgmbh.com oder Telefon xxxxx .

Ab dem xx.yy.zz bin ich wieder gerne für Sie da. Ich danke für Ihr Verständnis.

Freundliche Grüße

 

(Bildnachweis: Fotolia)

 

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